Arquivos Públicos Digitais: aspectos importantes para gestores públicos
por Marcos Glienke
Em muitas entidades públicas, os arquivos ainda são vistos como uma questão secundária. O raciocínio parece seguir a máxima de que “o papel sempre estará lá” caso seja necessário consultá-lo algum dia. Como consequência, não é raro encontrar documentos importantes guardados em locais improvisados — garagens, depósitos, salas de difícil acesso ou até mesmo debaixo de escadas. São espaços pouco nobres, destinados a um acervo que, na prática, sustenta a memória institucional e garante direitos do cidadão.
Mas os tempos mudaram. A tecnologia é muito mais dinâmica do que “estantes de aço” onde os papéis podem ficar abandonados por anos ou até décadas. Se, por um lado, o ambiente digital trouxe novas possibilidades de organização e acesso, por outro, exige cuidados específicos para que documentos sejam realmente preservados e recuperáveis no futuro.
Arquivos digitais não podem ser tratados como pilhas de papel em repouso. Eles demandam sistemas adequados, políticas de preservação e um olhar estratégico que assegure sua validade legal, recuperabilidade, integridade e autenticidade. Essa é a verdadeira transformação que os gestores públicos precisam enfrentar: passar da lógica do “depósito de documentos” para a gestão ativa da informação digital.
A obrigação de arquivar documentos públicos
Na base de qualquer discussão sobre arquivos digitais está a obrigação legal que as entidades públicas têm de arquivar seus documentos e preservar sua memória institucional. Isso já está previsto na Constituição Federal, como no artigo 23, e foi detalhada pela Lei nº 8.159/1991, que afirma:
“Art. 1º – É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.”
Ou seja, arquivar documentos — sejam eles em papel ou digitais — não é uma atividade secundária, mas sim uma função essencial da administração pública, que recai diretamente sobre a responsabilidade do gestor público.
Com o avanço da tecnologia e a crescente transformação digital nos procedimentos administrativos, o formato dos documentos mudou. Saímos do papel para o meio digital. Porém, a obrigação permanece a mesma: garantir que os registros sejam preservados, acessíveis e confiáveis, servindo aos mesmos propósitos de sempre — apoiar a gestão, assegurar direitos, fomentar a cultura e preservar a memória coletiva.
Como a Administração Pública se organiza para arquivar
Para dar cumprimento a essa obrigação legal de preservar documentos e memória institucional, a Administração Pública precisou se estruturar formalmente. Essa organização se consolidou por meio do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), instituído pelo Decreto nº 4.073/2002, que regulamenta a Lei nº 8.159/1991.
O decreto é claro em sua definição:
“Art. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo.”
Na prática, o SINAR funciona como um sistema articulador, que reúne o Arquivo Nacional, o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e os arquivos das diversas esferas — federal, estadual e municipal. Essa estrutura garante que as normas e diretrizes arquivísticas sejam aplicadas em todo o país, assegurando tanto a preservação documental quanto o acesso à informação pelo cidadão.
Assim, todas as entidades públicas, em qualquer esfera e poder, acabam vinculadas a um mesmo sistema de proteção da memória institucional — o SINAR. No contexto desse sistema, e obedecendo suas regulamentações, cada órgão ou ente federativo deve organizar seu próprio sistema de gestão de arquivos.
Um exemplo disso é o SIGA (Sistema de Gestão de Arquivos), adotado pelo Poder Executivo Federal. Ele serve como referência de como estruturar de forma coordenada a produção, o uso, a guarda e a destinação dos documentos públicos. Outros poderes e esferas de governo também devem criar e manter sistemas similares, alinhados às diretrizes nacionais.
A forma de arquivar documentos digitais
Quando falamos de arquivos digitais, o processo dentro de uma entidade pública não é livre ou improvisado. Ele está submetido ao SINAR e às regulamentações estabelecidas pelo CONARQ, órgão central do sistema.
O CONARQ produziu resoluções específicas que determinam como a tecnologia deve ser utilizada para garantir que os documentos digitais sejam preservados de maneira íntegra, autêntica e acessível. Nesse contexto, dois instrumentos se destacam:
- SIGAD (Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos) – regulamenta como os documentos digitais devem ser gerenciados ao longo de todo o seu ciclo de vida: da produção e tramitação ao arquivamento corrente, intermediário e permanente, passando também por distribuição e eventual descarte.
- RDC-Arq (Repositório Arquivístico Digital Confiável) – estabelece critérios para que os repositórios digitais tenham condições de preservar documentos eletrônicos de longo prazo, assegurando sua validade legal, sua autenticidade e sua disponibilidade para consulta futura.
Portanto, além de adequar sua entidade pública às diretrizes gerais do SINAR, o gestor público precisa também garantir que, no caso dos arquivos digitais, sejam observadas e cumpridas as regulamentações do SIGAD e do RDC-Arq. Somente assim é possível assegurar que a transição do papel para o digital mantenha a confiabilidade e a segurança jurídica dos documentos.
Digitalização com validade legal
Um ponto importante quando falamos de arquivos digitais é a digitalização de documentos em papel com validade legal. Esse tema ganhou destaque com a publicação do Decreto nº 10.278/2020, que estabeleceu os requisitos técnicos para que documentos digitalizados possam ter o mesmo valor jurídico do correspondente original em papel.
Trata-se de um avanço significativo para a modernização da gestão pública, já que abre caminho para reduzir a dependência de arquivos físicos e agilizar processos administrativos. Importante salientar que os critérios estabelecidos pelo decreto são bastante detalhados e exigem rigor técnico para que a digitalização realmente substitua o documento físico.
Por ser um tema complexo e cheio de nuances práticas, vamos abordá-lo em profundidade em um “post” específico. Neste momento, quero apenas destacar que o Decreto 10.278/2020 é um marco na legislação brasileira e deve estar sempre no radar dos gestores públicos que lidam com a transição do papel para o digital.
Conclusão
A gestão de arquivos públicos nunca foi apenas uma tarefa administrativa de “guardar papéis”. Trata-se de uma responsabilidade legal e estratégica, essencial para a transparência, a preservação da memória institucional e a garantia de direitos do cidadão. Com a transformação digital, esse desafio ganhou novas dimensões: além de organizar acervos físicos, é preciso assegurar que os documentos digitais sejam produzidos, armazenados e preservados de acordo com padrões técnicos e jurídicos.
Nesse cenário, cabe ao gestor público compreender que a transição para o digital não elimina sua obrigação — apenas a redefine. A adesão ao SINAR, a observância das diretrizes do CONARQ e a aplicação das normas do SIGAD e do RDC-Arq são etapas fundamentais para que os arquivos digitais mantenham sua integridade, autenticidade e acessibilidade ao longo do tempo.
É uma missão desafiadora, que exige conhecimento técnico, planejamento e comprometimento. E é justamente aí que a NOVA ACTIO pode apoiar gestores e instituições públicas. Com experiência acumulada em transformação digital e gestão documental, oferecemos serviços especializados e treinamentos que capacitam equipes, estruturam processos e implementam soluções práticas para o tratamento adequado dos Arquivos Públicos Digitais.
Mais do que cumprir uma obrigação legal, investir na boa gestão dos arquivos digitais é preparar a administração pública para um futuro mais eficiente, transparente e inovador, de Transformação Digital.
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